Acheteur(euse) de projets junior

Dans des marchés en évolution rapide, les clients du monde entier font confiance à Thales. Thales est une entreprise où des personnes brillantes du monde entier se réunissent pour partager des idées et s'inspirer mutuellement. Dans les domaines de l'aérospatiale, du transport, de la défense, de la sécurité et de l'espace, nos architectes conçoivent des solutions innovantes qui rendent possible l'avenir de demain.

Victoria, C.-B., Ottawa, ON., (CAN.), Hybride

Résumé du poste

Thales a un poste vacant d'acheteur(euse) de projets junior chargé(e) de coordonner et d'exécuter les activités d'approvisionnement pour les projets assignés, en veillant à ce que tous les biens et services soient approvisionnés pour répondre aux spécifications du projet, aux échéanciers et aux exigences budgétaires. Ce rôle gère le cycle d'achat complet, participe aux négociations avec les fournisseurs, favorise les relations avec les fournisseurs et collabore avec des équipes inter fonctionnelles pour soutenir les objectifs du projet tout en respectant les politiques de l'entreprise et les normes éthiques.

Exigence de conformité réglementaire

Ce poste nécessite un accès direct ou indirect au matériel, aux logiciels ou aux informations techniques contrôlés en vertu de la Liste des marchandises d'exportation contrôlée du Canada et/ou du Règlement sur l'administration des exportations des États-Unis (EAR). Tous les candidats doivent être admissibles ou en mesure d'obtenir une autorisation pour un tel accès.

Principaux domaines de responsabilité

Traitement des demandes d'achat aux bons de commande (DA à BC) :

• Recevoir, examiner et traiter les demandes d'achat (DA) internes pour les biens et services spécifiques au projet conformément aux politiques et exigences de l'entreprise.
• Convertir les DA en bons de commande (BC) précis et conformes, en vérifiant les codes de produits, les lieux de livraison, les informations sur les fournisseurs et la documentation requise (avec des conseils au besoin).
• Vérifier l'exhaustivité et la conformité des détails du BC avant son émission (par exemple, exigences contractuelles/de qualité, délais de livraison et contraintes de commande).
• Servir de point de contact pour les parties prenantes internes afin de clarifier les détails DA/BC et de résoudre les divergences.

Approvisionnement et administration RFx/RFP :

• Soutenir les activités d'approvisionnement pour les exigences du projet, y compris l'aide à la documentation et à la coordination RFx/RFP.
• Aider à organiser et à administrer les communications RFx/RFP (par exemple, émission de documents, collecte de réponses et conservation des dossiers justificatifs).
• Soutenir les négociations locales telles que déléguées, en veillant à ce que les résultats soient reflétés avec précision dans les conditions et la documentation du BC.

Gestion des BC, relance et suivi des livraisons :

• Gérer l'administration des BC de bout en bout, y compris la création des BC, le suivi des accusés de réception des BC et la tenue des registres de commandes.
• Relancer et suivre proactivement les bons de commande pour soutenir la livraison à temps et le respect des conditions contractuelles et des normes de qualité.
• Surveiller la progession des livraisons et identifier les risques tels que les retards, les ruptures de stock ou les confirmations incomplètes; faire remonter l'information au besoin.
• Fournir des mises à jour en temps opportun aux parties prenantes internes sur l'état des commandes, les engagements de livraison et les changements prévus.

Coordination des fournisseurs et résolution des problèmes :

• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour obtenir l'accusé de réception des BC et les engagements de livraison, et maintenir des relations solides avec les fournisseurs.
• Soutenir la résolution des divergences de commandes, des litiges avec les fournisseurs et des problèmes de livraison/facturation; faire remonter les questions importantes au gestionnaire de la chaîne d'approvisionnement, aux acheteurs/gestionnaires de catégories ou aux gestionnaires de projets d'approvisionnement.
• Coordonner avec les fournisseurs et les équipes internes pour gérer les modifications, annulations ou amendements aux BC au besoin.

Résolution des factures et soutien aux fournisseurs (avec les comptes fournisseurs/Finances) :

• Soutenir la résolution des factures en effectuant un suivi des requêtes des fournisseurs, des informations manquantes ou des divergences ayant une incidence sur le rapprochement BC/facture.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour obtenir des détails de facture précis et en temps opportun au besoin, et coordonner avec les équipes internes pour stimuler la résolution.
• Soutenir les suivis des comptes fournisseurs sur les factures en souffrance ou manquantes, en maintenant des dossiers clairs des communications et des actions.

Rapports, suivi des coûts/statuts et amélioration continue :

• Surveiller et rendre compte des activités d'achat, y compris l'état des commandes ouvertes, le suivi de base des coûts/statuts et la visibilité des opportunités d'approvisionnement (avec des conseils).
• Soutenir le suivi des indicateurs de performance clés et les initiatives d'amélioration continue en collaboration avec le gestionnaire de la chaîne d'approvisionnement.
• Identifier les opportunités d'amélioration des processus (par exemple, réduction du cycle, amélioration de la qualité des données) et contribuer à la mise en œuvre des meilleures pratiques.

Conformité, documentation et support système (ERP/SAP) :

• Maintenir une documentation et des dossiers précis pour soutenir l'état de préparation aux audits et les exigences de conformité (par exemple, normes de qualité ISO, exigences réglementaires de défense et politiques de Thales).
• Soutenir les activités d'approvisionnement liées à l'ERP/SAP, y compris la maintenance des données maîtresses/de commande et la participation aux mises à niveau de processus ou de fonctionnalités.
• Respecter les normes éthiques et assurer la conformité de toutes les activités d'achat conformément aux politiques de Thales.
• Soutenir les activités supplémentaires du département de la chaîne d'approvisionnement au besoin.

Qualifications minimales

• Le candidat doit satisfaire à l'un des ensembles de critères suivants (a et b ou c et d) :
• a) posséder un diplôme d'études secondaires; et
• b) posséder un minimum de 5 ans d'expérience démontrée dans le domaine de l'administration
• c) posséder un diplôme universitaire dans n'importe quel domaine et posséder un minimum de 1 an d'expérience démontrée dans une activité liée à l'approvisionnement et aux finances au cours des 5 dernières années; ou posséder un diplôme d'un programme collégial reconnu en approvisionnement, finance, économie, commerce, comptabilité ou gestion du matériel et posséder un minimum de 18 mois d'expérience démontrée dans une activité liée à l'approvisionnement et aux finances au cours des 6 dernières années; et
• d) posséder un minimum de 1 an d'expérience démontrée dans une activité liée à l'approvisionnement et aux finances au sein du gouvernement fédéral, soit en tant qu'employé civil ou militaire de la Couronne, soit en tant que personnel contractuel grâce à une vaste expérience dans ses relations avec le gouvernement fédéral.
• Expérience avérée dans les opérations de la chaîne d'approvisionnement, la comptabilité/finances, la gestion des commandes.
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
• Maîtrise de la gestion de la chaîne d'approvisionnement ou expérience des logiciels de finances/comptabilité (SAP) et de la suite MS Office.
• Excellentes compétences en communication, à la fois verbale et écrite en anglais.
• Capacité à travailler en collaboration dans de multiples départements et avec des fournisseurs externes.
• Esprit de résolution de problèmes et capacité à gérer de multiples priorités dans un environnement en évolution rapide.

Qualifications préférées

• Certification en achats ou en finances et/ou 5 ans d'expérience applicable; et
• Expérience préalable dans l'industrie de la défense;

Exigences particulières du poste

• Le rôle nécessitera de travailler à la fois de la maison et du bureau (hybride).
• Horaire : 40 heures de travail par semaine du lundi au vendredi. Horaire flexible, tout en s'adaptant aux heures de base de 9 h à 15 h, aux besoins du projet et aux fuseaux horaires mondiaux/internationaux.

Transparence salariale

La rémunération cible totale (TTC) prévue, y compris le salaire annuel et l'admissibilité au bonus, pour ce rôle est de 45 000 à 65 500 $ CAD par année. L'entreprise se réserve le droit de payer ultimement plus ou moins que la fourchette affichée et d'offrir des avantages sociaux supplémentaires et d'autres compensations, selon des circonstances non liées au statut d'un demandeur protégé par les lois locales, provinciales et fédérales.

IA

Nous utilisons des outils alimentés par l'intelligence artificielle dans le cadre de notre processus de recrutement pour soutenir des activités telles que la découverte de candidats, la correspondance de CV et la planification d'entrevues. Ces outils peuvent aider à filtrer et à évaluer les applications et à recommander des correspondances potentielles en fonction des exigences de la description de poste. Toutes les décisions d'embauche, y compris l'évaluation, la sélection et la disposition des candidats, sont prises par des recruteurs humains. L'intelligence artificielle ne prend pas de décisions d'embauche en notre nom.

Ce que nous offrons

• Thales offre un programme complet d'avantages sociaux pour tous les employés à temps plein travaillant 24 heures ou plus par semaine et leurs personnes à charge admissibles, incluant ce qui suit :
• Soins de santé complémentaires, dentaire, CUS, vie, AD&I, invalidité de courte durée, programme de soins du cancer, assurance voyage, programme d'aide aux employés et programme de bien-être payés par l'entreprise.
• Régimes d'épargne-retraite (REER, RRCÉ, CELI) avec une contribution de l'entreprise et une cotisation équivalente à un RRCÉ, sans période de vesting.
• Jours fériés, jours de vacances et congé de maladie payés par l'entreprise.
• Assurance vie volontaire, AD&I, maladies graves, invalidité de longue durée.
• Rabais pour employés sur la maison, l'auto et l'abonnement au gym.

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Thales offre un programme complet d'avantages sociaux pour tous les employés à temps plein travaillant 24 heures ou plus par semaine et leurs personnes à charge admissibles, incluant ce qui suit :

• Soins de santé complémentaires, dentaire, CUS, vie, AD&I, invalidité de courte durée, programme de soins du cancer, assurance voyage, programme d'aide aux employés et programme de bien-être payés par l'entreprise.
• Régimes d'épargne-retraite (REER, RRCÉ, CELI) avec une contribution de l'entreprise et une cotisation équivalente à un RRCÉ, sans période de vesting.
• Jours fériés, jours de vacances et congé de maladie payés par l'entreprise.
• Assurance vie volontaire, AD&I, maladies graves, invalidité de longue durée.
• Rabais pour employés sur la maison, l'auto et l'abonnement au gym.

Thales est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi qui valorise la diversité et l'inclusivité sur le lieu de travail. Thales s'engage à fournir des mesures d'adaptation dans toutes les parties du processus d'entrevue. Les candidats sélectionnés pour une entrevue qui nécessitent des mesures d'adaptation sont priés de le signaler en conséquence lors de l'invitation à une entrevue. Nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. Toutes les informations sur les mesures d'adaptation fournies seront traitées de manière confidentielle et utilisées uniquement dans le but de fournir une expérience de candidat accessible.

Ce poste nécessite un accès direct ou indirect au matériel, aux logiciels ou aux informations techniques contrôlés en vertu de la Liste des marchandises d'exportation contrôlée du Canada, du Programme des marchandises contrôlées du Canada, du Programme de sécurité industrielle du Canada, du Règlement sur le trafic international d'armes des États-Unis (ITAR) et/ou du Règlement sur l'administration des exportations des États-Unis (EAR). Tous les candidats doivent être admissibles ou en mesure d'obtenir une autorisation pour un tel accès, y compris l'admissibilité au Programme des marchandises contrôlées du Canada et être en mesure d'obtenir une habilitation de sécurité Secrète de l'OTAN canadienne.